Il datore di lavoro nella gestione del rapporto con i dipendenti ha diversi adempimenti da mettere in atto, tra questi la tenuta del libro unico del lavoro (lul), introdotto in sostituzione dei vecchi libri obbligatori di lavoro (libri matricola, libro paga, nonché il registro delle imprese per le aziende agricole).

Il Lul è lo strumento idoneo a documentare la gestione del rapporto di lavoro sia nei confronti del lavoratore quanto in quelli degli organi ispettivi. Ma vediamo di cosa si tratta, come funziona e chi sono i soggetti obbligati alla sua tenuta.

Libro unico del lavoro: a cosa serve e chi sono soggetti obbligati alla tenuta

La funzione del libro unico è quella di documentare l’effettività di ogni singolo rapporto di lavoro intercorrente tra datore di lavoro e lavoratore dimostrando così lo stato occupazionale dell’impresa.

Ogni datore di lavoro ha un solo libro unico, anche in caso di pluralità di posizioni, e tutti i datori di lavoro privati, di qualsiasi settore, sono obbligati alla tenuta del Libro Unico compresi quelli agricoli, dello spettacolo, dell’autotrasporto, marittimi, che occupano lavoratori subordinati oppure collaboratori.

Tra i soggetti esclusi, invece, ci sono i datori di lavoro domestici, le pubbliche amministrazioni, i titolari di aziende individuali artigiane senza dipendenti, le società cooperative, e ogni altro tipo di società, anche di fatto, di persone o di capitali, che si avvalgono del solo lavoro dei soci purché non abbiano lavoratori subordinati, e allo stesso modo le imprese familiari che si avvalgono, in modo oneroso o gratuito, del solo lavoro del coniuge, dei figli e degli altri parenti e affini.

Numerazione unitaria e norme di tenuta del libro unico

Il libro unico deve essere vidimato e numerato in modo unico, sequenziale e continuativo, senza alterazioni o numerazioni mancanti, per garantire l’inalterabilità dei dati, l’integrità e la sequenza cronologica delle operazioni.

Per ottenere l’autorizzazione alla vidimazione il consulente del lavoro, o i professionisti abilitati devono preventivamente farne richiesta all’INAIL.

Il libro unico può essere tenuto con tre diverse modalità: stampa laser, stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo e su particolari supporti magnetici.

Ad oggi la modalità più utilizzata per la tenuta è la stampa laser, con la richiesta di un’autorizzazione preventiva all’INAIL alla generazione automatica in fase di stampa, per semplificare la procedura l’istituto ha previsto la possibilità di rilasciare un’autorizzazione preventiva direttamente alle case di software.

Le altre modalità sono l’elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo e su supporti magnetici in cui ogni scrittura deve costituire documento informatico e deve essere collegata alle registrazioni effettuate.

La compilazione del libro unico avviene per ciascun mese di riferimento e la vidimazione entro la fine del mese successivo. Nel caso vi siano fogli deteriorati o annullati, questi vanno conservati proprio per garantire l’inalterabilità dei dati e la sequenza della numerazione unica.

Il libro unico può essere conservato presso la sede legale del datore di lavoro o in alternativa presso il professionista abilitato. In questi casi, nell’eventualità di un’ispezione deve essere esibito agli organi di vigilanza entro 15 giorni dalla richiesta.

Infine il libro unico deve essere conservato per 5 anni dall’ultima registrazione.

Soggetti da registrare nel libro unico

In linea di massima all’interno del libro unico devono essere registrati obbligatoriamente:

• tutti i lavoratori subordinati,
• i collaboratori coordinati e continuativi,
• i lavoratori con contratto di somministrazione
• e i lavoratori distaccati.

Vi sono poi dei soggetti per i quali, invece, non sussiste l’obbligo di registrazione. Questi sono i coadiuvanti di imprese commerciali, soci lavoratori, i tirocinanti e gli stagisti.

Lul: quali dati registrare

All’interno del libro unico si registrano una pluralità di dati, in parte legati all’azienda in parte riferiti ad ogni singolo lavoratore.

Per quanto riguarda il datore di lavoro devono essere registrati i dati riferiti alla ragione sociale, la sede di lavoro, le posizioni INPS e INAIL.

Per ogni lavoratore, invece, vanno indicati:

• i dati anagrafici (cognome e nome, codice fiscale, residenza)
• e quelli legati al rapporto di lavoro: data di assunzione, qualifica e livello di inquadramento contrattuale, elementi retributivi, anzianità di servizio.

Inoltre, devono essere registrate tutte le variazioni intercorse all’interno del mese di competenza:

• dalla retribuzione dovuta per il periodo di paga,
• alle somme erogate per lavoro supplementare e straordinario, o a titolo di rimborso spese;
• infine le prestazioni per malattia, maternità, infortunio, cassa integrazione e gli ANF, e le trattenute a qualsiasi titolo effettuate.

Si annotano inoltre anche tutte le informazioni di carattere fiscale, come ad esempio le detrazioni e il calcolo dell’imposta.

La corrispondenza di quanto evidenziato nel prospetto paga avviene con quanto indicato nella sezione presenze in cui viene indicato per ogni giornata il numero delle ore di lavoro effettuate, quelle di straordinario, eventuali assenze come malattia, ferie, permessi.

Sanzioni Lul

Se non si effettuano le registrazioni in modo corretto o addirittura non si effettuano sono previste delle sanzioni.

• in caso di omessa istituzione, la sanzione amministrativa va da euro 500 a euro 2.500;
• se si archivia il LUL irregolarmente quindi ad esempio in caso non si rispetti la numerazione sequenziale, o si conservino i fogli con forme di deterioramento la sanzione amministrativa va da euro 500 a euro 2.500;
• se la registrazione è irregolare ossia non si registrino i dati oppure si registrino in modo non conforme al vero la sanzione va da euro 150 a euro 1.500 fino a 10 lavoratori e da euro 500 a euro 3.000, da 11 lavoratori in su;
• infine in caso di registrazione tardiva si applica una sanzione amministrativa che va da euro 100 a euro 600 fino a 10 lavoratori e da euro 150 a euro 1.500 oltre i 10 lavoratori.

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