Non è sufficiente il consenso dei lavoratori ma serve, necessariamente e in via prioritaria l’accordo collettivo con le RSA (Rappresentanza Sindacale Aziendale) e/o RSU (Rappresentanza Sindacale Unitaria) presenti. Questa è una delle indicazioni operative che viene fuori dalla recente nota n° 2572/2023, con la quale l’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL), ha fatto il punto sul rilascio dei provvedimenti autorizzativi all’installazione di impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo dei lavoratori, ai sensi dell’articolo 4, comma 1, della Legge n. 300/1970. La procedura autorizzativa pubblica risulta solo eventuale e successiva al mancato accordo con i sindacati.
Chiarimenti specifici hanno riguardato anche i sistemi di geo localizzazione sui mezzi utilizzati dai lavoratori o sui dispositivi tecnologici quali smartphone e tablet agli stessi in uso.
Ecco i dettagli
Video sorveglianza e controlli a distanza sul lavoro: alla base c’è l’accordo con le rappresentanze aziendali
Nella nota INL n° 2572/2023, viene messo subito in evidenza come l’accordo con le rappresentanze aziendali costituisce, infatti, il percorso prioritario previsto dal Legislatore e la procedura autorizzatoria pubblica risulta solo eventuale e successiva al mancato accordo con i sindacati ed è condizionata, ai fini istruttori, alla dimostrazione dell’assenza della RSA/RSU, ovvero del mancato accordo con esse.
Dunque, la prima via per ottenere l’autorizzazione all’installazione di videocamere e altri strumenti di controllo sul posto di lavoro, è quella dell’accordo collettivo con le RSA e/o RSU presenti.
In assenza di accordo, non può essere ritenuto sufficiente ai fini della suddetta installazione l’accordo con i lavoratori:
restando in quest’ultimo caso l’istallazione illegittima e penalmente sanzionata, in quanto la tutela penale è apprestata per la salvaguardia di interessi collettivi di cui le rappresentanze sindacali sono portatrici, in luogo dei lavoratori (Cass. Pen, Sez. III, 08/05/2017 n. 22148; Cass. Pen., Sez. III, 17/12/2019 n. 50919; Cass. Pen., Sez. III, 17/01/2020, n. 1733).
A ogni modo, in caso di mancato accordo con la RSA/RSU o in assenza delle rappresentanze sindacali, le imprese con più unità produttive ubicate nell’ambito di competenza della medesima sede territoriale dell’INL, possono presentare una sola istanza di autorizzazione all’ispettorato territorialmente competente.
L’eventuale provvedimento autorizzativo sarà unico e valido per tutte le unità produttive.
Installazione di videocamere e altri strumenti di controllo: nuova impresa o imprese senza lavoratori
Nella nota in esame, in riferimento all’installazione e all’utilizzo di impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo, vengono evidenziate le seguenti situazioni:
- costituzione di una nuova azienda che al momento della presentazione dell’istanza, non ha in forza lavoratori, in quanto deve ancora completare i lavori nella sede in cui dovrà essere installato l’impianto, ma che prevede di avvalersi di personale non appena avviata l’attività. In tal caso sarà possibile presentare l’istanza per l’autorizzazione, che deve sempre precedere l’installazione dell’impianto, indicando nel modello di istanza il numero dei lavoratori che risulteranno in forza all’avvio dell’attività.
- l’azienda è già in esercizio, con impianto legittimamente installato e perfettamente funzionante in assenza di lavoratori e deve procedere ad assunzioni di personale, ricadendosi così nella sfera di applicazione delle tutele dell’art. 4 della L. n. 300/1970.
In tale ultimo caso, pur avendo l’azienda già installato e messo in funzione l’impianto di videosorveglianza, seppure in assenza di lavoratori, potrà presentare istanza in un momento successivo ma dovrà produrre contestualmente attestazione che lo stesso impianto sarà disattivato non appena il personale sarà adibito al lavoro e che sarà messo nuovamente in funzione soltanto dopo l’eventuale provvedimento autorizzativo dell’Ispettorato del Lavoro.
Sistemi di geo localizzazione
Chiarimenti specifici hanno riguardato anche i sistemi di geo localizzazione sui mezzi utilizzati dai lavoratori o sui dispositivi tecnologici quali smartphone e tablet agli stessi in uso. Sistemi che permettono indirettamente di tracciare la posizione del lavoratore.
A tal proposito, il Garante per la protezione dei dati personali, infatti, è intervenuto con numerosi provvedimenti in materia di geolocalizzazione nell’ambito del rapporto di lavoro.
Nello specifico, le indicazioni date dal Garante sono le seguenti e riguardano la legittima configurazione dei sistemi di geo localizzazione, la quale deve essere tale da (vedi anche provvedimento Garante n°370/2011):
- escludere il monitoraggio continuo,
- consentire la visualizzazione della posizione geografica da parte di soggetti autorizzati solo quando strettamente necessario rispetto alle finalità perseguite;
- consentire, di regola, la disattivazione del dispositivo durante le pause e al di fuori dell’orario di lavoro;
- effettuare, di regola, i trattamenti mediante pseudonimizzazione dei dati personali (utilizzo di dati non direttamente identificativi);
- prevedere la memorizzazione dei dati raccolti solo se necessario e con tempi di conservazione proporzionati rispetto alle finalità perseguite.
Dunque, prevalgono la tutela dei diritti e delle libertà dei lavoratori, anche alla luce della normativa in materia di trattamento dei dati personali; le citate condizioni permettono comunque di rispettare gli obiettivi dell’azienda circa la sicurezza del lavoro, la tutela del patrimonio aziendale e della più efficiente organizzazione dell’attività produttiva.
Nel provvedimento n. 370/2011, il Garante ha evidenziato che, nel rispetto del principio di necessità, “la posizione del veicolo di regola non dovrebbe essere monitorata continuativamente dal titolare del trattamento, ma solo quando ciò si renda necessario per il perseguimento delle finalità legittimamente perseguite”, e che tale principio deve rispettarsi anche nel caso di trattamenti di dati effettuati in esecuzione di obblighi assunti nei confronti della stazione appaltante.
Come funziona per le attività con obbligo di installazione di sistemi di videosorveglianza
L’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha analizzato anche i casi in cui in base alla tipologia di attività svolta, c’è l’obbligo di installazione di videocamere e di altri strumenti di controllo.
Tale installazione, installazione di videosorveglianza a circuito chiuso, è requisito essenziale per le sale da gioco (DM 22 gennaio 2010 del Ministero dell’Economia e Finanze) ossia per rilascio delle relative licenze con l’obiettivo di tutelare i giocatori, l’ordine e la sicurezza pubblica.
Tuttavia, l’obbligo previsto dalla normativa di settore, non alleggerisce le garanzie dell’art. 4 della Legge 300/1970 in esame e la disciplina in materia di trattamento dei dati personali. Dunque, anche laddove l’installazione dei sistemi di sorveglianza sia obbligo disposto per legge, questo non permette di superare le procedure autorizzative previste prima dell’installazione.
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