La Fondazione Studi Consulenti del Lavoro ha rilasciato il parere numero 4 del 2 dicembre 2015, con il quale analizza la posizione assunta dal Garante della Privacy in materia di gestione e controllo dell’email aziendale.
L’Authority per la privacy infatti, con il provvedimento n.456 del 30 luglio 2015, ha confermato le sue interpretazioni precedenti sugli obblighi ricadenti sul datore di lavoro in caso di cessazione del rapporto di lavoro.
Il Garante ha ribadito che, a conclusione del rapporto di lavoro, il datore deve disattivare e rimuovere gli account degli ex dipendenti, quindi anche l’email aziendale del dipendente deve essere disattivata. Inoltre il datore di lavoro deve adottare sistemi automatici per informare i terzi e fornire indirizzi alternativi con cui far proseguire le comunicazioni con l’azienda.
Quindi l’azienda non può limitarsi al “reindirizzo automatico” ad un altro account di posta aziendale operativo, ma è necessaria anche la disattivazione dell’account, ovvero dell’email aziendale, dell’ex dipendente per permettere al datore di accedere alle informazioni necessarie per la gestione della propria attività, contemperando alla “legittima aspettativa di riservatezza sulla corrispondenza da parte di dipendenti/collaboratori nonché dei terzi”.
EMAIL AZIENDALE: DISATTIVAZIONE OBBLIGATORIA SE IL RAPPORTO DI LAVORO CESSA
CONTROLLO DELL’EMAIL AZIENDALE: LA POSIZIONE DEL GARANTE
Con il provvedimento n. 456 del 30 luglio 2015, il Garante per la protezione dei dati personali è tornato ad occuparsi delle modalità da seguire nella gestione dell’account di posta elettronica aziendale. L’Authority ha essenzialmente ribadito i propri precedenti in materia, specificando ulteriormente gli obblighi comportamentali gravanti sul datore di lavoro.
In particolare, secondo il Garante il datore, pur avendo la facoltà di verificare l’esatto adempimento della prestazione lavorativa e il corretto utilizzo degli strumenti di lavoro da parte dei dipendenti, deve in ogni caso «salvaguardare la libertà e la dignità» del dipendente.
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