Le agenzie di recruiting, nella loro attività di intermediazione tra domanda ed offerta di lavoro, si trovano a dover gestire una gran mole di dati personali e di informazioni coperte da privacy. Si tratta di un terreno assai delicato, in cui non sempre è agevole distinguere i confini entro cui raccogliere i dati di ogni candidato. Ebbene proprio per orientare le attività delle Agenzie per il lavoro e conformarle a standard condivisi, con provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali è stato recentemente approvato un Codice di condotta, che si rivolge direttamente alle imprese del recruiting operanti in Italia.

Si tratta di un apparato di norme – specifica l’Autorità Garante per la Privacy – che fissa condizioni e limiti, da non superare durante le fasi di ricerca e selezione del personale, nonché nell’ambito dei rapporti di somministrazione di lavoro.

Alla luce di quanto riportato nella Newsletter del Garante del 14 febbraio scorso, vediamo insieme più da vicino le significative novità applicate alle Agenzie per il lavoro. Esse, nel loro insieme, costituiscono oggi una rete molto ramificata in Italia, che si combina ad altri canali per la ricerca di lavoro, come i CpI o le Università. I dettagli.

Garante Privacy: nuovo Codice di condotta Agenzie per il lavoro

Detto Codice di condotta è frutto dell’iniziativa di Assolavoro, ovvero l’Associazione Nazionale di Categoria delle Agenzie per il Lavoro (APL) che aderisce a Confindustria e che, come parte sociale, interviene con regolarità nelle audizioni convocate dal Governo, dagli organismi parlamentari e si interfaccia con varie istituzioni pubbliche. Assolavoro è dunque un interlocutore di rilievo per le tematiche legate al mondo del lavoro nel nostro paese e non a caso – come indicato nel sito web ufficiale dell’associazione – costituisce l’espressione italiana della World Employment Confederation – Europe, la Confederazione Europea delle Agenzie per il Lavoro.

Ebbene, grazie a quanto promosso da Assolavoro, il Garante Privacy con un provvedimento specifico ha dato il suo ok ad un Codice di condotta, che:

• si applicherà alle Agenzie per il lavoro sparse in Italia, fornendo linee guida per il corretto trattamento dei dati personali;
• avrà il compito di indicare le  cd. buone prassi per il corretto trattamento dei dati, effettuato nel quadro delle attività di intermediazione, ricerca e selezione del personale;
• si combinerà con l’istituzione di un Organismo di monitoraggio ad hoc, ossia un ente indipendente composto da tre componenti, avente la funzione di verificare l’osservanza del Codice da parte degli aderenti e di gestire i reclami.

Di fatto, il Codice di condotta in oggetto inserisce alcune significative previsioni a protezione di tutti i candidati e candidate a posizioni lavorative, allo scopo di non dare spazio a possibili discriminazioni nell’accesso al mercato del lavoro. Anzi le singole Agenzie che aderiscono al Codice si obbligheranno a trattare esclusivamente dati strettamente necessari all’instaurazione del rapporto di lavoro.

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A chi si applica il Codice di condotta

Nel Codice si precisa altresì che le Agenzie per il lavoro sono operatori autorizzati dall’ANPAL -Agenzia Nazionale delle Politiche Attive del Lavoro sotto la vigilanza del Ministero del Lavoro) a seguito di una specifica procedura disciplinata dal Capo I del D. Lgs. n. 276/2003 “Attuazione delle deleghe in materia di occupazione e mercato del lavoro, di cui alla legge 14 febbraio 2003, n. 30”. Da notare altresì che le Agenzie sono iscritte in un apposito Albo.

Inoltre, quanto contenuto nel nuovo Codice di condotta si applica ai sensi dell’art. 40 del Regolamento UE 2016-67. Detto articolo regolamenta proprio i Codici di condotta, vale a dire gli strumenti di autodisciplina – sostenuti dagli Stati membri, dalle Autorità di controllo e dalla Commissione europea – che fissano le regole di tutela dei dati personali in fattispecie definite.

Quali sono i nuovi obblighi per le Agenzie del Lavoro

Al momento in corso di pubblicazione in GU – come indicato nella Newsletter del Garante Privacy del 14 febbraio scorso – detto Codice di condotta per le Agenzie del lavoro stabilisce che queste ultime, aderendo alla normativa in oggetto, si troveranno obbligate a:

• gestire meramente informazioni utili alla sottoscrizione del contratto di lavoro e alla prosecuzione del rapporto di lavoro;
• non compiere preselezioni o ‘scremature’, sulla scorta di informazioni attinenti allo stato matrimoniale, gravidanza o handicap (e ciò sarà vietato anche con il consenso dei candidati);
• non effettuare indagini sulle opinioni politiche, religiose o sindacali dei singoli candidati e singole candidate.

Dette regole di cui al Codice di condotta garantiranno procedure di selezione paritarie e non discriminanti e proteggeranno la sfera della privacy del candidato/a. Pertanto ai colloqui sarà vietato chiedere ad es. se si ha volontà di avere figli o se si è stati licenziati.

Divieto di reperimento ed utilizzo di informazioni dai social network

Il Codice di condotta approvato dal Garante Privacy su impulso di Assolavoro mira altresì a contrastare quella sgradevole pratica rappresentata dal reperimento di informazioni sui candidati, utilizzando i profili social rivolti alla comunicazione interpersonale (ad es. Facebook o Instagram). Infatti, le nuove norme circoscrivono la portata delle attività di consultazione ai soli canali social che abbiano un orientamento meramente professionale, e che siano orientati prettamente a favorire la comunicazione tra aziende, lavoratori e potenziali risorse da assumere.

Ovviamente dette informazioni di carattere digitale potranno essere raccolte soltanto se rese disponibili su detti canali social, a discrezione del singolo candidato o della singola candidata. Al contempo, le ricerche delle Agenzie per il lavoro andranno confinate alle sole informazioni connesse alla competenza richiesta e non dovranno rivolgersi alla valutazione di aspetti extralavorativi.

Divieto di trattare informazioni circa processi in tribunale o illeciti disciplinari

Ulteriore restrizione introdotta dal Codice è rappresentata dall’impossibilità, per le singole Agenzie, di trattare legalmente informazioni correlate a illeciti disciplinari o procedimenti giudiziari che abbiano avuto a che fare con il singolo candidato o la singola candidata. Il divieto varrà anche con eventuale consenso al trattamento.

Decisioni basate su trattamento automatizzato dei dati: i limiti imposti dalle nuove norme

In riferimento al tema delle decisioni fondate sul cd. trattamento automatizzato (tramite algoritmi) dei dati personali del candidato, le Agenzie del lavoro dovranno compiere una articolata valutazione di impatto e dell’informativa effettuata ai lavoratori, ma al contempo dovranno indicare i meccanismi alla base dell’automatizzazione e le valutazioni periodiche effettuate, per verificare l’attendibilità del sistema automatizzato.

Anche su questo il Codice di condotta è assai chiaro nel tutelare diritti e privacy dei candidati, con la ulteriore precisazione per cui – in ipotesi di trattamenti totalmente automatizzati – ai lavoratori dovrà essere assicurato almeno il diritto di ricevere l’intervento umano, di esprimere la propria opinione e di contestare la decisione.

Autorizzazione esplicita del candidato per l’uso dei dati

Infine, con l’introduzione del nuovo Codice di condotta le Agenzie per il lavoro non potranno ottenere referenze professionali del candidato presso anteriori datori di lavoro e renderle note ai clienti, per conto dei quali è compiuta la ricerca di personale, onde favorire un maggior dettaglio del profilo del lavoratore. Ciò sarà possibile soltanto con una previa autorizzazione esplicita di quest’ultimo. Soltanto per questa via, dunque, l’operatore dell’Agenzia potrà oltrepassare questo confine della privacy individuale.

Il testo del Codice di condotta è consultabile in questa pagina.

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