La Legge di Bilancio 2025 introduce nuove regole per la deducibilità delle spese di trasferta e di rappresentanza, con l’obiettivo di ridurre il rischio di evasione fiscale nei rimborsi spese.

A partire dal 1° gennaio 2025, le spese di vitto, alloggio, trasporto e viaggio saranno deducibili esclusivamente se pagate con mezzi tracciabili. Questo cambiamento coinvolge lavoratori dipendenti, autonomi e titolari di reddito d’impresa. Vediamo nel dettaglio come funzionerà la nuova disciplina e cosa comporterà per le diverse categorie.

La deducibilità delle spese per i dipendenti

Secondo la nuova legge, per i dipendenti che affrontano trasferte fuori dal comune di lavoro, i rimborsi delle spese di vitto, alloggio e trasporto non concorreranno a formare il reddito, come già avviene oggi, ma a una condizione: tali spese devono essere pagate tramite strumenti tracciabili. Esempi di mezzi tracciabili includono carte di credito, di debito, prepagate, assegni bancari e circolari, oltre ai bonifici bancari o postali.

Immaginiamo un caso pratico: se un dipendente effettua una trasferta per lavoro e paga un pasto con contanti, l’azienda non potrà dedurre quella spesa e il dipendente non potrà ricevere il rimborso esentasse. Di conseguenza, sarà necessario implementare procedure aziendali che impongano l’uso di pagamenti tracciabili per tutte le spese sostenute durante le trasferte. Restano comunque validi i limiti di deducibilità previsti dalle normative: il 75% per spese di vitto e alloggio e fino a un massimo del 2% dei corrispettivi ricevuti.

Novità anche per i lavoratori autonomi

La Legge di Bilancio 2025 introduce lo stesso requisito anche per i lavoratori autonomi. Nel caso di professionisti e altri lavoratori autonomi, infatti, la deducibilità delle spese per trasferte dipenderà dal metodo di pagamento utilizzato. Per esempio, un avvocato che viaggia per una consulenza fuori città potrà dedurre le spese di vitto e alloggio solo se paga con strumenti tracciabili.

In pratica, per essere sicuri di dedurre le spese, un lavoratore autonomo dovrà utilizzare mezzi tracciabili per ogni tipo di spesa inerente la trasferta, compreso il taxi per raggiungere la sede del cliente o la cena consumata fuori città. La stretta sui pagamenti non riguarda solo le spese dei lavoratori autonomi, ma anche quelle per i rimborsi analitici eventualmente corrisposti a dipendenti o collaboratori, come ad esempio per spese sostenute durante trasferte aziendali.

Stretta per i redditi d’impresa

Le nuove norme colpiranno anche i titolari di redditi d’impresa. Anche se non entriamo qui nel dettaglio, è importante ricordare che l’obbligo di tracciabilità si estende a tutte le spese di trasferta sostenute dalle imprese per i propri dipendenti, collaboratori e amministratori.

Questo implica che le aziende dovranno aggiornare le proprie procedure interne per gestire i rimborsi spese in modo conforme alle nuove regole, assicurando che ogni spesa di trasporto, vitto e alloggio sia debitamente tracciata.

Le spese di rappresentanza

Anche le spese di rappresentanza, utilizzate per fini promozionali o di rappresentanza aziendale, saranno soggette alla stessa disciplina. Significa che per poterle dedurre, sarà necessario che queste spese siano pagate con strumenti tracciabili.

Esempi di spese di rappresentanza includono regali aziendali, eventi promozionali o attività di marketing. In pratica, un’azienda che organizza un evento di promozione per i propri prodotti dovrà pagare ogni costo in modo tracciabile per poterne detrarre le spese a fini fiscali.

Cosa fare per adeguarsi alla nuova normativa: un passo-passo

1. Verificare le procedure interne: I datori di lavoro e i titolari di partita IVA devono rivedere le loro procedure per assicurarsi che le spese di trasferta e rappresentanza siano gestite solo con pagamenti tracciabili.
2. Informare il personale: I dipendenti e i collaboratori devono essere informati che tutte le spese sostenute in trasferta dovranno essere effettuate con mezzi di pagamento tracciabili.
3. Documentare le spese: Oltre alla tracciabilità, è importante mantenere documentazione dettagliata delle spese per facilitarne il controllo e assicurare la deducibilità.
4. Aggiornare la policy aziendale: Inserire nei regolamenti interni l’obbligo di utilizzo di pagamenti tracciabili per spese legate alle trasferte e rappresentanza, pena la mancata deducibilità.
5. Utilizzare un sistema di controllo: Alcuni strumenti digitali possono facilitare la gestione dei rimborsi e l’emissione di report per la verifica delle spese in modo conforme alle normative.

Sintesi

Dal 2025, le spese di trasferta e rappresentanza saranno deducibili solo se pagate con mezzi tracciabili. Questo impatta lavoratori dipendenti, autonomi e datori di lavoro, richiedendo un’adeguata tracciabilità dei pagamenti per poter ottenere le deduzioni fiscali.

Con l’obbligo di pagamenti tracciabili, l’intento del governo è quello di ridurre il rischio di evasione fiscale e garantire un controllo più accurato delle spese aziendali. È quindi importante aggiornare le procedure aziendali e informare il personale per evitare spiacevoli sorprese.

E’ importante sapere però che questa norma introdotta in Legge di Bilancio dovrà essere approvata anche dal Parlamento e trasformata in Legge dello Stato entro il 31 dicembre 2024.

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