Lavorare in smart working può portare a numerosi vantaggi sia al dipendente che all’azienda: pensiamo ad esempio al risparmio economico sui mezzi di trasporto e alla flessibilità di svolgimento di una mansione.

Fino alla fine di marzo 2024 sono attive alcune specifiche regole che riguardano il lavoro agile, in particolare per i lavoratori fragili e coloro che hanno figli sotto i 14 anni di età.

A partire dal primo giorno di aprile 2024 ritorneranno invece le regole ordinarie per lo svolgimento dello smart working, escludendo definitivamente l’accesso a questa modalità di lavoro in modo semplificato. Questa opzione si era resa necessaria soprattutto nel periodo della pandemia e nei mesi successivi. Nessuna proroga quindi e quindi si è arrivati alla scadenza delle regole semplificate.

Cosa cambia quindi per le imprese e i lavoratori con lo stop alle regole attualmente vigenti? Quali sono le norme che da aprile le aziende dovranno rispettare?

Smart working privati, niente proroga del semplificato dopo il 31 marzo 2024

Diversi interventi del governo hanno portato in avanti la data di fine del lavoro agile semplificato. Si tratta della possibilità per i datori di lavoro di attivare lo smart working per i lavoratori senza che sia presente un preciso accordo tra le parti.

Questa velocizzazione dei processi è stata indispensabile durante e immediatamente dopo la pandemia, quando per le aziende era necessario intervenire tempestivamente per garantire ai lavoratori di svolgere la propria mansione da casa.

Successivamente sono state disposte quindi diverse proroghe per determinati lavoratori all’applicazione semplificata del lavoro agile fino all’attuale scadenza. Si tratta da un lato dei così detti soggetti fragili, ovvero coloro che sono maggiormente esposti ai rischi del Covid-19 perché presentano condizioni di salute croniche oppure patologie particolari.

Dall’altro lato la possibilità è stata garantita anche ai genitori con figli di età inferiore a 14 anni, per dare la possibilità di prestare assistenza familiare. L’ultima mini proroga allo smart working semplificato è stata confermata dal DL Anticipi, in particolare con l’articolo 18bis della Legge 15 dicembre 2023, n.191 in Gazzetta Ufficiale: 

“Art. 18 -bis (Proroga del termine in materia di lavoro agile per i genitori lavoratori con figli minori di anni 14). — 1. Il termine previsto dall’articolo 10, comma 2, del decreto-legge 24 marzo 2022, n. 24, convertito, con modificazioni, dalla legge 19 maggio 2022, n. 52, con riferimento alla disposizione di cui al punto 2 dell’allegato B annesso al medesimo decreto-legge, è prorogato al 31 marzo 2024”

Come cambia lo smart working da aprile 2024

A partire dal primo giorno di aprile 2024 quindi non sarà più possibile per i datori di lavoro accedere in modo semplificato alla possibilità di stabilire lo smart working per i lavoratori dipendenti, inclusi coloro che sono in una condizione di fragilità e i genitori con figli sotto i 14 anni di età.

Dopo la scadenza del 31 marzo quindi non basterà più comunicare al lavoratore la decisione di impiegarlo in un lavoro da remoto, ma dovranno essere presenti dei precisi accordi individuali che stabiliscono la modalità di svolgimento e tutti i dettagli che riguardano la modalità agile.

Sono infatti stabilite delle precise regole intorno al lavoro agile, per tutelare i lavoratori da un lato e l’azienda dall’altro. Sottoscrivere un accordo individuale per il lavoro da remoto sarà obbligatorio a partire da aprile 2024, per cui le aziende dovranno necessariamente procedere in questo modo per non incorrere in sanzioni.

Accordo individuale obbligatorio per lo smart working

All’interno dell’accordo individuale stipulato tra azienda e lavoratore dovranno essere presenti tutti i dettagli sullo svolgimento del lavoro agile, secondo regole precise. Oltre alla tipologia di accordo, che prevede il tempo determinato o indeterminato, dovrà contenere le indicazioni specifiche nel caso di alternanza del lavoro in presenza e quello da casa.

Dovranno essere quindi specificate eventuali regole sul luogo in cui il lavoratore potrà svolgere la propria mansione: in alcuni casi infatti per motivi di protezione dei dati l’azienda potrebbe stabilire che alcuni luoghi sono esclusi da questa possibilità.

Un elemento importante per chi lavora da casa è il diritto alla disconnessione, previsto dalla legge italiana, che determina che lo svolgimento del lavoro da remoto avviene secondo precise fasce orarie per garantire il corretto riposo e l’alternanza tra lavoro e vita privata al dipendente o collaboratore. Anche queste informazioni devono essere contenute all’interno dell’accordo individuale.

Allo stesso modo, l’azienda deve mettere al corrente il lavoratore di tutti gli strumenti da utilizzare per svolgere il lavoro da remoto, con le relative modalità di controllo, che devono essere chiare e conosciute al dipendente. L’accordo prevede anche indicazioni specifiche a tutela dei dati del lavoratore e dell’azienda.

Infine deve contenere altre informazioni utili come la possibilità di accedere ai diritti sindacali, l’organizzazione dei lavori e dei progetti e altri dettagli utili come la formazione.

Sanzioni per mancato accordo sullo smart working

Da aprile le aziende che non provvedono a stipulare un preciso accordo con i lavoratori in smart working possono essere multate: il datore di tempo deve procedere entro 5 giorni massimi dall’inizio della prestazione a comunicare l’inizio del lavoro tramite il portale Servizi Lavoro secondo la procedura standard.

I titolari che non provvedono a rispettare questa regola incorreranno in una multa in denaro da 100 a 500 euro per ogni lavoratore. Questo dovrà essere svolto anche per lavoratori considerati soggetti fragili e per coloro che hanno figli a carico di età inferiore a 14 anni, poiché termina la deroga prevista precedentemente.

Inoltre l’impresa è obbligata a procedere alla conservazione dei documenti di accordo con i lavoratori in smart working per un periodo di almeno 5 anni.

Smart working pubblica amministrazione

Per i lavoratori nella Pubblica Amministrazione le cose sono leggermente diverse: la possibilità di accedere allo smart working in forma semplificata è già venuta meno dal 31 dicembre 2023. Attualmente quindi i dirigenti della PA stipulano già accordi individuali in base al caso specifico per eventuali lavoratori impiegati nel lavoro agile.

Si è parlato a questo proposito di una certa disparità nel regolamentare il settore pubblico rispetto a quello privato, in cui la proroga allo smart working semplificato ha validità fino al 31 marzo 2024. La proposta di una proroga anche per le PA è infatti stata scartata.

Tuttavia il dirigente della PA oggi può scegliere di garantire la modalità di lavoro agile ad alcuni dipendenti se la mansione si può svolgere da remoto e tenendo presenti le situazioni particolari dei dipendenti. La possibilità deve comunque essere legata ad un accordo individuale.

Accordo smart working: cosa fare dopo il 31 marzo 2024

Analizziamo nel dettaglio come sarà il lavoro a distanza dal 1° aprile 2024, alla luce delle Linee guida e della Legge numero 81/2017. Cosa fare dopo la fine smart working semplificato? Come detto sopra dal 31 marzo 2024, viene meno il ricorso al lavoro a distanza di tipo “semplificato”.

Questo significa che a partire dal prossimo 1° aprile 2024 tutti i dipendenti privati potranno svolgere la prestazione lavorativa secondo le modalità “da remoto” previa stipula di un accordo individuale, in forma scritta, con il datore di lavoro.

La forma scritta, come disciplinato dall’articolo 19 comma 1 della Legge numero 81/2017, è richiesta ai fini della “regolarità amministrativa e della prova”.

Una volta stipulato l’accordo, questo non dev’essere più inviato a cura del datore di lavoro alla Pubblica Amministrazione utilizzando la piattaforma del Ministero del Lavoro, disponibile sul portale “cliclavoro.gov.it – Aziende – Smart working”. Lo stesso però dovrà essere conservato per 5 anni fra la documentazione.

Al Ministero del Lavoro va inviato il solo elenco dei lavoratori in Smart Working.

Quali aspetti devono essere disciplinati nell’accordo individuale

L’accordo di lavoro agile ha l’obiettivo di regolamentare lo svolgimento della prestazione al di fuori dei locali aziendali (articolo 19 comma 1), nel rispetto di quanto stabilito dai contratti collettivi (nel caso in cui disciplinino in materia), occupandosi in particolare di definire (articolo 2 delle Linee guida):

• La durata dell’accordo (a termine o a tempo indeterminato);
• L’alternanza tra i periodi di lavoro all’interno ed all’esterno dei locali aziendali;
• I luoghi eventualmente esclusi per il lavoro da remoto;
• Le forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro, le condotte che possono dar luogo a responsabilità disciplinari ed in generale gli aspetti relativi all’esecuzione della prestazione lavorativa da remoto;
• Gli strumenti di lavoro, i tempi di riposo e le misure tecnico – organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione del dipendente;
• Le forme e le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto di quanto previsto dall’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori (Legge 20 maggio 1970 numero 300) e dalla normativa in materia di protezione dei dati personali;
• L’eventuale attività formativa necessaria per svolgere la prestazione in modalità agile, nonché le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali.

Come recedere dall’accordo di smart working

La risposta dipende dal tipo di accordo:

• Se questo è a tempo indeterminato la legge (articolo 19 comma 2) consente il recesso con un preavviso non inferiore a trenta giorni
  • (elevati a novanta con riferimento al preavviso da parte del datore di lavoro nei confronti di un dipendente disabile ai sensi della Legge numero 68/1999)
  • ovvero senza alcun preavviso in presenza di un giustificato motivo;
• Se l’accordo ha un termine di validità (tempo determinato) ciascuno dei contraenti “può recedere prima della scadenza del termine” (articolo 19 comma 2).

Il lavoratore è libero di scegliere il luogo di lavoro?

La risposta è sì, purché il luogo scelto abbia caratteristiche tali da consentire la regolare esecuzione della prestazione (articolo 4 del Protocollo sullo smart-working), in condizioni di riservatezza e sicurezza, anche con specifico riferimento al trattamento dei dati e delle informazioni aziendali “nonché alle esigenze di connessione con i sistemi aziendali”.

La contrattazione collettiva può peraltro individuare i luoghi inidonei allo svolgimento del lavoro da remoto, per ragioni di sicurezza personale, protezione, segretezza e riservatezza dei dati.

Quali strumenti di lavoro utilizzare?

Fatti salvi diversi accordi tra le parti, è il datore di lavoro, di norma, a fornire la strumentazione tecnologica ed informatica (conforme alle disposizioni in materia di tutela della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro di cui al Decreto Legislativo 9 aprile 2008 numero 81) necessaria allo svolgimento dell’attività da remoto (articolo 5 Linee guida), facendosi altresì carico delle spese di manutenzione e sostituzione.

In caso di utilizzo di strumenti tecnologici ed informatici propri del lavoratore, le parti provvedono a

“stabilire i criteri e i requisiti minimi di sicurezza da implementare e possono concordare eventuali forme di indennizzo per le spese”

Quali diritti ha il lavoratore a distanza?

Ricapitolando il lavoro agile è unicamente una diversa modalità di esecuzione della prestazione lavorativa. Pertanto, l’interessato ha diritto allo stesso trattamento economico e normativo di coloro che svolgono l’attività in presenza.

Ci riferiamo in particolare a:

• Retribuzione contrattuale ed altre somme previste da accordo aziendali e / o individuali;
• Diritto a ferie e permessi retribuiti;
• Applicazione, nei confronti del datore di lavoro, degli obblighi in materia di salute e sicurezza di cui al Decreto Legislativo numero 81/2008;
• Tutela INAIL contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali connessi alla prestazione svolta all’esterno dei locali aziendali;
• Applicazione di diritti e libertà sindacali individuali e collettive previste da legge e contrattazione collettiva;
• Pari opportunità nell’utilizzo degli strumenti di lavoro ed arricchimento del bagaglio professionale grazie ad attività formative;
• Diritto alla disconnessione

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