Le ferie servono a consentire ai lavoratori di recuperare le energie psico-fisiche e il Piano ferie aziendale serve a pianificarle senza compromettere l’andamento dell’attività produttiva aziendale. E’ utile quindi sapere cos’è il piano ferie e come organizzare le assenze dei dipendenti nel rispetto delle normative di legge.
Nel determinare il periodo e la quantità di ferie a disposizione dei singoli lavoratori, l’azienda o il responsabile del reparto / ufficio, devono tenere in debita considerazione le prescrizioni di legge sulla fruizione del periodo minimo legale di ferie, nonché le rilevanti sanzioni amministrative per chi non le rispetta.
Nell’ottica di organizzare le assenze di un elevato numero di lavoratori e per un periodo di tempo prolungato, il piano aziendale ferie dev’essere portato a conoscenza degli interessati con modalità consone alle dimensioni dell’azienda, oltre ad essere compilato dai lavoratori con facilità in modo da rendere fluida l’organizzazione dell’attività produttiva.
Analizziamo nel dettaglio tutti gli aspetti rilevanti per la stesura e la gestione di un piano aziendale delle ferie.
Piano ferie: chi decide quando farle
E’ il datore di lavoro che ha l’ultima parola in merito a collocazione temporale e durata delle ferie, in considerazione delle esigenze produttive dell’azienda, nonché di quelle personali dei singoli dipendenti.
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Come sottolineato dalla giurisprudenza di Cassazione (sentenza numero 6431/1991) la fissazione delle ferie individuali non dev’essere arbitrariamente decisa dall’azienda ma frutto di una mediazione tra esigenze produttive e interessi del lavoratore.
Sempre la Suprema Corte pone l’accento (sentenza numero 9816/2018) sulla necessità di formalizzare la fruizione delle ferie, attraverso un documento autorizzato dal datore di lavoro.
Nella generalità dei casi si ricorre alla predisposizione di un piano delle ferie, in cui:
- L’azienda indica i periodi dove i dipendenti possono assentarsi in ragione delle esigenze e dell’andamento dell’attività produttiva;
- I dipendenti possono indicare i periodi di assenza.
Il piano aziendale ferie, una volta compilato da tutti i dipendenti, dovrà essere autorizzato dall’azienda, eccezion fatta per eventuali modifiche su collocazione e durata delle ferie, preventivamente segnalate e concordate con l’interessato.
I singoli contratti collettivi possono altresì imporre all’azienda l’obbligo di determinare il piano delle ferie d’intesa con le RSU.
Predisposizione del piano ferie
Vediamo quindi come si predispone un piano ferie aziendale. Nel predisporre il piano delle ferie, il datore di lavoro dovrà innanzitutto tener conto di:
- Esigenze produttive;
- Esigenze personali manifestate dai singoli dipendenti, preferibilmente in forma scritta;
- Norme di legge sulla fruizione delle ferie ed eventuali sanzioni previste in caso di inosservanza delle stesse.
Con riferimento all’ultimo punto, come suggerito dal Ministero del lavoro nella risposta ad interpello del 13 giugno 2006, al fine di non incorrere in sanzioni, colui che predispone il piano aziendale delle ferie deve attenersi ad un criterio di prudenza, imputando prioritariamente le ferie vicine alla scadenza per il loro godimento.
Nella stesura del piano si dovranno altresì individuare i dipendenti che presentano un saldo ferie considerevole, oggetto di attenzione per le citate ricadute sanzionatorie ed altresì per il benessere fisico – mentale degli stessi, oltre naturalmente per evitare il rischio di infortuni sul lavoro causati da stanchezza.
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All’interno del piano è buona norma indicare, in corrispondenza di ogni dipendente:
- Il periodo in cui questi può collocare le ferie;
- Il monte ore a disposizione (per intenderci il cosiddetto “saldo ferie” frutto di un calcolo aritmetico tra ferie residue anno precedente + ferie maturate nell’anno – ferie godute nell’anno);
Comunicazione ai dipendenti
Ora vediamo come comunicare il piano ferie ai dipendenti. Una volta predisposto il piano delle ferie questo dev’essere comunicato ai lavoratori, invitandoli, entro una certa data, a compilarlo ed eventualmente presentare rilevi o richieste di modifica.
Il piano può essere:
- Consegnato ai dipendenti a mano e compilato dagli stessi in forma cartacea;
- Inviato via mail (ad esempio tramite foglio excel o word) e restituito compilato (sempre tramite posta elettronica);
- Comunicato sul portale aziendale e qui direttamente compilato dagli interessati.
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Chi predispone il piano aziendale delle ferie
A seconda dell’organizzazione interna e delle dimensioni dell’azienda, la predispone del piano delle ferie può avvenire a cura di:
- Datore di lavoro;
- Presidente del Consiglio di amministrazione;
- Amministratore delegato;
- Consiglio di amministrazione;
- Direttore generale;
- Direttore amministrativo;
- Responsabile risorse umane;
- Singoli responsabili di reparto o ufficio.
Modifiche successive
Una volta approvato il piano, eventuali modifiche successive possono essere liberamente adottate dall’azienda, a patto che siano comunicate con congruo preavviso agli interessati.
Eventuali obiezioni del lavoratore circa le variazioni al piano delle ferie devono essere tempestivamente sollevate.
Ferie non approvate
Oltre a dare organizzazione e stabilità alla gestione delle risorse umane, il piano mette l’azienda al riparto da eventuali comportamenti dei dipendenti, ad esempio quelli di coloro che si assentano contro il diniego del datore di lavoro, in un periodo che non coincide con quello concesso o prestabilito.
In questi casi, il soggetto colpevole incorre in possibili sanzioni disciplinari per assenza ingiustificata, la quale, oltre a non essere retribuita comporta, nei casi limite, il licenziamento per giusta causa, previo espletamento della procedura di contestazione disciplinare.
Piano ferie aziendale: cosa dice la legge
Come anticipato, nel predisporre il piano ferie si dovrà tener conto di quelle che sono le prescrizioni di legge circa i termini di fruizione delle assenze. In particolare, il Dlgs. numero 66/2003 nel prevedere un periodo minimo legale di ferie, pari a 4 settimane, impone che le stesse siano godute:
- Per almeno 2 settimane nel corso dell’anno di maturazione;
- Le restanti entro i 18 mesi successivi l’anno di maturazione (fatti salvi periodi più ampi concessi dalla contrattazione collettiva).
In quest’ultimo caso, le ferie maturate nel 2021 dovranno essere godute:
- 2 settimane entro la fine dell’anno;
- Le restanti 2 settimane entro i 18 mesi successivi l’anno di maturazione, pertanto entro il 30 giugno 2023.
Eventuali giorni di ferie, eccedenti le 4 settimane, previsti dalla contrattazione collettiva, dovranno essere fruiti nei termini dalla stessa stabiliti ovvero, in mancanza, in base agli usi aziendali.
Ferie frazionate o continuative
Secondo quanto previsto dal Codice civile (articolo 2109) le ferie devono essere fruite possibilmente in modo continuativo. A tal proposito, il Ministero del lavoro individua tre distinti periodi:
- Le 2 settimane di ferie minime di legge (da fruire nel corso dell’anno di maturazione) possono essere godute in maniera ininterrotta dal dipendente che ne faccia richiesta, previa ultima valutazione dell’azienda in base alle esigenze produttive ed organizzative;
- Il secondo periodo di 2 settimane (da godere entro i 18 mesi dall’anno di maturazione) può essere goduto anche in maniera frazionata;
- I giorni eccedenti le 4 settimane minime di legge (eventualmente previsti dai contratti collettivi) possono essere frazionati.
Ferie collettive o individuali
La predisposizione del piano ferie aziendale risponde all’esigenze di organizzare le ferie collettive del personale (in cui si assentano contemporaneamente tutti o parte dei lavoratori dell’azienda o di un singolo reparto / ufficio), le quali altresì interessano un arco rilevante di tempo (di norma non inferiore alla settimana).
Fanno eccezione le ferie individuali chieste dal singolo dipendente per brevi periodi di tempo. In questo caso si ha generalmente una richiesta (anche scritta) dell’interessato, sottoposta al datore di lavoro o al responsabile, il quale potrà approvarla o respingerla in maniera motivata.
Sanzioni in materia di ferie
L’inosservanza delle disposizioni di legge sulle ferie comportano una sanzione amministrativa:
- Da 120 a 720 euro nella generalità dei casi;
- 480 —> 1.800 euro se la violazione interessa più di 5 lavoratori ovvero si è protratta per almeno 2 anni;
- 960 —> 5.400 euro se la violazione si riferisce a più di 10 lavoratori o si è verificata per almeno 4 anni.
Peraltro, l’azienda che non rispetta le prescrizioni normative, incorre nel rischio di richieste di risarcimento danni da parte dei singoli dipendenti, nel caso in cui sia provata una lesione dell’integrità psico-fisica, derivante dal mancato godimento delle ferie.
Infine, una volta scaduti i termini di fruizione delle assenze, il datore di lavoro è tenuto a versare all’INPS i contributi previdenziali calcolati sulle ore di ferie non fruite.
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